Datenschutzerklärung

Einführung

Wir, Hanover Bond Law Limited, sind die “Controller” der Informationen, die wir über Sie sammeln (“personenbezogene Daten”). Als Kontrolleure Ihrer personenbezogenen Daten sind wir für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich. Das Wort “Prozess” umfasst die meisten Dinge, die mit personenbezogenen Daten durchgeführt werden können, einschließlich der Erhebung, Speicherung, Verwendung und Vernichtung dieser Daten.
Dieser Hinweis erläutert, warum und wie wir Ihre Daten verarbeiten, und erläutert die Rechte, die Sie in Bezug auf Ihre Daten haben, einschließlich des Rechts auf Zugang zu diesen Daten und auf Widerspruch gegen die Art und Weise, wie sie verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt “Ihre Rechte als Betroffene”.
Wir sind eine Anwaltskanzlei und unsere Kontaktdaten sind:
Adresse: Hanover Bond Law Limited, Juxon House, 100 St Paul’s Churchyard, London, EC4M 8BU
E-Mail: info@hanoverbondlaw.com
Tel: +44 (0)20 7355 8919
Unser Datenschutzkoordinator ist Luca Salerno, an den Sie sich unter ls@hanoverbondlaw.com oder unter +44 (0)20 3031 6647 wenden können, wenn Sie weitere Informationen zu dieser Erklärung wünschen.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten” sind alle Informationen, die sich auf eine lebende, identifizierbare Person beziehen. Diese Daten können Ihren Namen, Kontaktdaten und andere Informationen beinhalten, die wir im Rahmen unserer Beziehung zu Ihnen erfassen.
Es kann auch “spezielle Kategorien” von Daten beinhalten, d.h. Informationen über die Rasse oder ethnische Herkunft einer Person, religiöse, politische oder andere Überzeugungen, körperliche oder geistige Gesundheit, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten, Sexualleben oder sexuelle Orientierung. Die Erhebung und Verwendung dieser Art von Daten unterliegt strengen Kontrollen. Ebenso sind Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten in der Art und Weise, wie sie verarbeitet werden können, begrenzt.
Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, unabhängig davon, ob es sich um “spezielle Kategorien” handelt oder nicht, und wir verarbeiten nur dann Daten, wenn wir dies für einen bestimmten Zweck benötigen, wie im Folgenden erläutert.
Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich durch unseren Kontakt mit Ihnen, und die Daten werden in der Regel von Ihnen bereitgestellt, aber in einigen Fällen können wir Daten über Sie von anderen Personen/Organisationen erhalten. Wir werden in dieser Mitteilung erläutern, wann dies der Fall sein könnte.
In drei Abschnitten dieser Hinweise finden Sie weitere Informationen zu:
• Kontaktaufnahme mit Ihnen
• Unsere Gründe für die Verarbeitung Ihrer Daten, wenn wir mit Ihnen zusammenarbeiten.
• An wen wir Ihre Daten weitergeben
• Wie wir Ihre Daten speichern und wie lange wir sie speichern
• Ihre Rechte als Betroffene

Kontaktaufnahme wegen Veranstaltungen oder bestimmter Interessengebiete

Als Einzelperson senden wir Ihnen nur dann allgemeine Einladungen oder Aktualisierungen zu, wenn Sie uns Ihre Zustimmung dazu erteilt haben. Wenn Sie eine Organisation vertreten, können wir Ihnen von Zeit zu Zeit schreiben, es sei denn, Sie haben uns mitgeteilt, dass Sie keine weiteren Mailings erhalten möchten.
Unsere Marketing- und Briefing-E-Mails bieten Ihnen die Möglichkeit, sich von zukünftigen Mailings abzumelden. Sie können diese Option auch nutzen, um die Art der Mailings zu verwalten, die Sie von uns erhalten.

Bei fehlender Angabe von personenbezogenen Daten

Wenn wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder im Rahmen eines Vertrages, den wir mit Ihnen haben, personenbezogene Daten erheben müssen und Sie diese Daten nicht auf Anfrage zur Verfügung stellen, können wir die Vereinbarung mit Ihnen nicht abschließen oder möglicherweise nicht erfüllen. In diesem Fall können wir, nach vorheriger Information, unsere Dienstleistungen einstellen.

Personenbezogene Daten von Dritten

Unsere Mandanten, Gerichte und andere Rechtsexperten können uns personenbezogene Daten über Personen zusenden, die für eine Rechtsangelegenheit, an der wir arbeiten, relevant sind. Wir verpflichten uns, alle personenbezogenen Daten, die wir speichern, zu schützen und werden diese Daten mit der gleichen Sorgfalt behandeln, mit der wir Daten über unsere Mandanten behandeln.

Verarbeitung Ihrer Daten für die Erbringung unserer Dienstleistungen

Wir verarbeiten wir Ihre Daten im Allgemeinen um unserer Verantwortung Ihnen gegenüber gerecht zu werden. Die folgende Tabelle listet spezifischere Zwecke für die Verarbeitung Ihrer Daten und die Rechtsgrundlage für jede Art der Verarbeitung auf.
Zu den Daten, die wir verarbeiten können, um Ihnen unsere Dienstleistungen anbieten zu können, gehören unter anderem:
• Ihre Kontaktdaten, damit wir Informationen mit Ihnen teilen können.
• Informationen, die Sie uns zur Bestätigung Ihrer Identität zur Verfügung stellen, wenn Sie uns zum ersten Mal anweisen, damit wir die Anforderungen zur Bekämpfung der Geldwäsche erfüllen können.
• Informationen, die in E-Mails oder anderer Korrespondenz von Ihnen enthalten sind, und Aufzeichnungen von Telefonaten oder Treffen mit Ihnen, damit wir:
1. Ihre Ziele verstehen
2. Sie beraten können
3. Ihre Anweisungen befolgen können.
• Umfragedaten, die Sie uns zur Verfügung stellen können, die wir für Recherchezwecke verwenden.
• Angaben zu Transaktionen, die Sie mit unserer Hilfe durchführen und die zur Ausführung unserer Dienstleistungen für Sie notwendig sind, damit wir:
1. Fortschritt überwachen
2. Unsere Dienstleistungen erbringen
3. Finanztransaktionen abschließen
4. Rechnungen ausstellen und Zahlung vereinbaren können
• Details zu Ihren Präferenzen, bei denen Sie darum gebeten haben, über Veranstaltungen, Produkte oder Dienstleistungen, rechtliche Aktualisierungen und/oder Neuigkeiten, die Sie unserer Meinung nach interessieren könnten, informiert zu werden,
• Informationen über Sie, die wir in Ihrem Namen speichern.

Rechtliche Grundlagen für die Verarbeitung

Es gibt drei Gründe, aus denen wir Ihre Daten verarbeiten können, um Ihnen Rechtsdienstleistungen anbieten zu können:
• die Verarbeitung ist notwendig, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und die Dienstleistungen zu erbringen, die wir mit Ihnen vertraglich vereinbart haben: oder
• Sie haben uns die Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt; oder
• es besteht eine Anforderung des Gerichts, Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, zur Verfügung zu stellen.
Die Art einiger unserer Arbeiten erfordert, dass wir Daten einer speziellen Kategorie speichern, die sich auf Sie beziehen. Weitere Gründe, aus denen Ihre Daten verarbeitet werden können, sind:
◦ bei der Begründung, Ausübung oder Abwehr eines Rechtsanspruchs;
◦ bei der Wahrung Ihrer Interessen, wenn Sie körperlich oder rechtlich nicht in der Lage sind, die Zustimmung zu erteilen;
◦ wenn Sie uns ausdrücklich die Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben; oder
◦ wo die von uns verarbeiteten Daten bereits von Ihnen veröffentlicht wurden.
Für einige Verarbeitungszwecke geben wir Ihre Daten an Dritte weiter. Dies ist eine Liste der Informationen, die wir an externe Empfänger weitergeben können sowie dessen Zweckbestimmung:
An wen wir Ihre Daten weitergeben:
◦ Unsere IT-Systemanbieter haben Zugriff auf Daten, damit wir sicherstellen können, dass unsere Systeme effektiv funktionieren und wir aktuelle Softwareversionen betreiben.

◦ Finanz- und Qualitätsprüfer haben Einblick auf die Daten, um sicherzustellen, dass wir die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen.

◦ Wir werden Ihre Daten an andere Rechtsexperten, Kostenplaner und andere technische Experten weitergeben, wenn dies zur Erfüllung der Anforderungen des von uns für Sie erbrachten Dienstes angemessen ist.

Wie wir Ihre Daten speichern

Ihre personenbezogenen Daten werden sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form gespeichert.
Elektronische Daten, einschließlich E-Mails, werden auf unseren Servern gespeichert, die sich in Großbritannien befinden. Unser Cloud-basierter E-Mail-Sicherheitsdienstleister speichert alle ein- und ausgehenden E-Mails auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Unser Anbieter von Data Sharing-Portalen speichert Dokumente auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
Wir übermitteln die Daten routinemäßig an unsere verbundenen Fachleute in Deutschland, Italien und Spanien, die alle über Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten verfügen. Wir übermitteln personenbezogene Daten nur selten an andere Gerichtsbarkeiten. Wenn wir dies mit Ihren Daten tun müssen, werden wir Sie über die Übertragung und die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten informieren, bevor die Übertragung stattfindet.

Wie lange wir Ihre Daten speichern

Wenn wir Ihnen Rechtsdienstleistungen anbieten, werden wir Sie darüber informieren, wie lange wir Ihre Daten speichern, wenn wir die Bearbeitung Ihrer Angelegenheit abschließen.
Wir halten einen Zeitplan ein, der festlegt, wie lange wir Dokumente aufbewahren. Unser Dokumentenaufbewahrungsplan berücksichtigt Termine, die einer gesetzlichen Verpflichtung entsprechen, Verjährungsfristen nach Abschluss eines Rechtsgeschäfts wiederspiegeln oder einer guten Geschäftspraxis entsprechen. Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist werden wir die Daten sicher löschen/vernichten, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet, die Daten länger aufzubewahren, oder es gibt wichtige und berechtigte Gründe, warum wir sie aufbewahren sollten.

Ihre Rechte als Betroffene

Als Betroffene haben Sie folgende Rechte in Bezug auf Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten:

  • Darüber informiert zu sein, wie mit Ihren Daten umgegangen wird;
  • Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten;
  • Fehler oder Ungenauigkeiten in Ihren Daten ändern zu lassen;
  • Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen löschen zu lassen;
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken oder wenn die
  • Verarbeitung auf dem öffentlichen Interesse oder anderen berechtigten Interessen beruht;
  • Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken;
  • Unter bestimmten Umständen eine Kopie einiger Ihrer Daten in einer gebräuchlichen elektronischen Form zu erhalten;
  • Rechte, wenn Sie von Profilerstellung oder automatisierten Entscheidungen betroffen sind.

Widerruf der Einwilligung

Wenn wir uns Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Daten geben, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Ausübung Ihrer Rechte, Fragen und Beschwerden

Für weitere Informationen zu Ihren Rechten, wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten oder wenn Sie Fragen haben oder eine Beschwerde einreichen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter ls@hanoverbondlaw.com oder unter +44 (0)20 3031 6647.

Beschwerden an den Informationsbeauftragten

Sie haben das Recht, sich beim Informationsbeauftragten (Information Commissioner’s Office – “ICO“) über die Art und Weise zu beschweren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Eine Beschwerde können Sie auf der Website des ICO unter https://ico.org.uk einreichen.